Rédaction professionnelle #06 – La relecture (5/5) : l’aspect visuel

On nous le répète depuis le cours élémentaire : la relecture constitue une étape essentielle de la démarche de rédaction. Malheureusement, il s’agit d’une étape souvent négligée ou que le corps professoral peine à enseigner. Bref, si l’on inventorie les objectifs de la relecture, ceux-ci couvrent l’évaluation de :

  • l’information,
  • la structure,
  • l’écriture,
  • la présentation visuelle.

Evidemment, une énumération de ce type veut tout et rien dire… Aussi, je me lance de novembre à janvier dans une (joyeuse) rétrospective « relecture », histoire de mettre les choses au clair une bonne fois pour toutes ! La focalisation est faite sur les documents professionnels, qui revêtent par nature des enjeux plus étendus. Précédemment, nous avons vu que la relecture se faisait en trois temps (rédacteur/pairs/lecteurs) et qu’il fallait soigner les aspects informatifstructurel et rédactionnel, notamment en vérifiant certains points précis (cf. liste).

Achevons donc notre tour d’horizon avec le cinquième volet : « l’aspect visuel » !

Voici résumées les principales recommandations visant des communications claires et compréhensibles. Leur ordre est subjectif, voyez surtout ça comme une liste de vérifications. Ces recommandations constituent un matériau de base ; elles peuvent être modifiées, enrichies et adaptées au contexte de travail particulier de chacun et de chacune.

La motivation

La motivation du lecteur est l’un des éléments les plus importants pour assurer l’efficacité des communications. Une présentation visuelle attrayante et invitante peut augmenter de façon importante cette motivation.

  1. Le document est de facture professionnelle, c’est-à-dire qu’il respecte les principes de base de la conception visuelle et qu’il est attirant du point de vue esthétique.
  2. La présentation visuelle est cohérente dans l’ensemble du document.
  3. L’espace libre, c’est-à-dire l’espace non occupé par le texte, est utilisé pour délimiter les zones (marges, espaces entre les paragraphes et les différentes zones d’information, interlignes, etc.) et occupe une part importante de l’espace.
  4. Des images, des graphiques ou des tableaux sont utilisés quand le contexte s’y prête.
  5. La longueur des paragraphes et des blocs de texte est limitée.

La lisibilité

L’oeil se fatigue facilement quand un document n’est pas optimisé pour la vision humaine. Il faut opter pour des stratégies visuelles qui permettent le décodage rapide des textes et des autres contenus, tout en favorisant le repos de l’oeil.

  1. Le contraste entre le contenu et l’arrière-plan est optimal (noir sur fond blanc). Il en est de même pour les trames.
  2. La police de caractères choisie a été conçue en fonction de sa lisibilité sur le support choisi (papier : Times New Roman, Arial ; écran : Georgia, Verdana).
  3. La taille des caractères doit être choisie en fonction de la forme de la police sélectionnée et des capacités du lecteur. Une police trop petite est difficile à lire pour tout le monde, et encore plus pour des personnes âgées. Une police trop grande peut augmenter le temps de lecture (temps de déplacement de l’œil plus important).
  4. La largeur des lignes de texte se situe entre 50 et 70 caractères.
  5. Le texte est aligné à gauche seulement, sans retrait de début de paragraphe (communément appelé alinéa).
  6. Les mises en évidence sont généralement faites avec le gras et sont limitées à quelques mots. L’italique et le soulignement sont rarement employés pour mettre du texte en évidence, sauf dans leur emploi consacré. Ainsi, le titre d’un ouvrage, le mot emprunté et la courte consigne seront en italique tandis que l’hyperlien sera souligné. Il faut toujours éviter de recourir aux majuscules pour la mise en évidence.
  7. Les documents en couleurs doivent être conçus pour être reproduits en noir et blanc sans qu’il n’y ait perte d’information ni de contraste.

Le guidage

Le traitement visuel doit être l’écho parfait de la structure du document. En quelques secondes, le lecteur doit pouvoir comprendre l’organisation du document et pouvoir rapidement s’y retrouver. De plus, il doit être en mesure d’estimer le temps nécessaire pour le lire ou le remplir.

  1. Le document est construit d’après une grille visuelle qui est suivie dans tout le document. Certaines pages peuvent toutefois faire exception (pages titres, annexes, etc.).
  2. Les différentes sections du document sont suffisamment espacées pour être distinguées les unes des autres, mais suffisamment rapprochées quand elles sont liées entre elles.
  3. Le système de titres est très visible et il structure le document. Tous les autres éléments (textes, questionnaires, tableaux, etc.) sont construits en harmonie visuelle avec lui.
  4. La hiérarchie entre les différentes sections est marquée visuellement. Ainsi, une section 1 recevra un traitement visuel qui la fait obligatoirement précéder une section 1.1.
  5. Les sections du document qui se trouvent au même-niveau hiérarchique reçoivent un traitement visuel identique.
  6. Les procédés graphiques sont limités, mais ils sont exploités de manière à maximiser l’efficacité. Ainsi, il est préférable d’employer une seule police de caractères et de faire varier les différents paramètres plutôt que d’en employer plusieurs. Il ne faut en aucun cas multiplier les polices de caractères dans un même texte : tout au plus une pour les titres et une pour le texte.
  7. Chaque choix graphique est affecté à une fonction. Ainsi, si la police Arial 10 points sert à donner des consignes en marge de gauche, il doit en être ainsi partout.

L’utilisabilité

Il faut veiller à ce que les documents soient faciles à utiliser.

  1. Le document doit être conçu de manière à ce qu’il y ait le moins de manipulations possible pour le lecteur. Il faut, par exemple, éviter de multiplier les va-et-vient entre
    une annexe et un document principal.
  2. Les renseignements secondaires (définitions, précisions, références à un texte de loi, etc.) figurent dans l’environnement immédiat du texte concerné – en vis-à-vis dans une marge, par exemple — si l’espace est suffisant et si la qualité de la présentation visuelle n’en est pas affectée.
  3. Le document a été testé auprès d’au moins cinq destinataires potentiels et il a été revu en fonction de leur réaction.

Les normes

Malgré leur caractère parfois contraignant, les normes ont l’avantage de créer de la cohérence, notamment en figeant une certaine partie des éléments visuels. Le lecteur a alors davantage de balises pour se repérer.

  1. Le document intègre le maximum de conventions déjà connues des lecteurs-utilisateurs. Certains genres sont très stabilisés (lettre) alors que d’autres ne le sont pas autant (site Web, formulaire).
  2. Les espaces réservés à l’Administration sont clairement identifiés.
  3. Le document applique des règles typographiques clairement établies dans la direction ou le service concernés, en s’alignant sur des normes reconnues.
  4. Tous les documents produits par un service et qui sont apparentés par le thème ou le genre suivent les mêmes règles de présentation.

En espérant que cela vous aidera, je vous dis :
à plus tard… au plus tôt !

Rémi L.

Source :  Isabelle Clerc, Éric Kavanagh (2006).
De la lettre à la page Web
: savoir communiquer avec le grand public. Université Laval. Groupe Rédiger

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