Rédaction professionnelle #05 – La relecture (4/5) : l’aspect rédactionnel

On nous le répète depuis le cours élémentaire : la relecture constitue une étape essentielle de la démarche de rédaction. Malheureusement, il s’agit d’une étape souvent négligée ou que le corps professoral peine à enseigner. Bref, si l’on inventorie les objectifs de la relecture, ceux-ci couvrent l’évaluation de :

  • l’information,
  • la structure,
  • l’écriture,
  • la présentation visuelle.

Evidemment, une énumération de ce type veut tout et rien dire… Aussi, je me lance de novembre à janvier dans une (joyeuse) rétrospective « relecture », histoire de mettre les choses au clair une bonne fois pour toutes ! La focalisation est faite sur les documents professionnels, qui revêtent par nature des enjeux plus étendus. Précédemment, nous avons vu que la relecture se faisait en trois temps (rédacteur/pairs/lecteurs) et qu’il fallait soigner les aspects informatif et structurel, notamment en vérifiant certains points précis (cf. liste).

Poursuivons donc avec le quatrième volet : « l’aspect rédactionnel » !

Voici résumées les principales recommandations visant des communications claires et compréhensibles. Leur ordre est subjectif, voyez surtout ça comme une liste de vérifications. Ces recommandations constituent un matériau de base ; elles peuvent être modifiées, enrichies et adaptées au contexte de travail particulier de chacun et de chacune.

La qualité de la langue

Aucun document ne peut être acheminé sans avoir été parfaitement révisé sur le plan linguistique. Votre image et/ou celle de votre société en dépendent.

  1. Le document est écrit dans un français courant, sans faute : les règles de.grammaire, de syntaxe et de ponctuation sont suivies ainsi que l’orthographe d’usage.
  2. La terminologie est uniformisée et s’aligne sur les définitions et les graphies présentées par l’Académie Française (www.academie-francaise.fr/) en France et par Le grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française (www.granddictionnaire.com) au Québec.
  3. Les éléments linguistiques, terminologiques ou typographiques qui ne font pas l’objet de recommandations officielles, que ce soit en France ou au Québec, sont traités le plus simplement possible et de façon uniforme dans tout le document.

La simplification

La simplification à l’étape de l’écriture tient surtout à la construction des phrases et au choix du vocabulaire. 

  1. Les phrases sont formées autour d’une seule unité d’information. Cela n’exclut pas le recours aux phrases complexes, bien entendu. Il faut toutefois éviter l’accumulation et l’imbrication de subordonnées.
  2. Le verbe est rapproché de son sujet et de ses compléments essentiels. Les écrans linguistiques (définition en fin d’article) sont éliminés, dans la mesure du possible, notamment lorsqu’ils sont longs.
  3. Les pronoms relatifs sont rapprochés de leur antécédent. En ce domaine, le rédacteur doit éliminer toutes les ambiguïtés.
  4. Les longues énumérations (critères de sélection, étapes d’une procédure, documents à fournir avec un formulaire, etc.) sont présentées sous forme d’énumération verticale.
  5. Des tableaux, des graphiques ou des schémas faciles à comprendre remplacent les paragraphes qui contiennent de trop grandes quantités de données (statistiques, dates, etc.).
  6. L’accumulation de compléments du.nom, de participes présents, d’adverbes en -ment est évitée.
  7. Les formes passive et impersonnelle sont utilisées seulement lorsqu’elles sont nécessaires (pour occulter volontairement l’auteur par exemple). On en évitera l’accumulation dans un texte continu.
  8. Les verbes au conditionnel sont accompagnés d’explications claires et ne laissent pas le lecteur devant une ambiguïté (ex. : cela pourrait entraîner des sanctions si […]).
  9. L’emploi de la double négation est évité dans tous les cas.
  10. Les noms créés à partir de verbes (par exemple : vérification/vérifier ; participation/participer) sont remplacés par le verbe correspondant si le contexte le permet.
  11. Les archaïsmes, les tournures alambiquées ou précieuses ; les mots latins, les néologismes sont évités. Il en va de même pour les expressions issues du jargon administratif.
  12. Le vocabulaire employé est courant, connu de tous

La vulgarisation

Souvent, un texte est perçu comme hermétique à cause de l’obstacle que constituent les termes trop spécialisés. Vulgariser ne signifie en rien « niveler par le bas » ; au contraire, vulgariser, c’est permettre d’accéder au sens grâce à l’utilisation de procédés éprouvés. C’est’aussi l’occasion d’enrichir son vocabulaire.

  1. Les termes techniques qui n’apportent rien au contexte et qui ne sont.pas nécessaires pour la compréhension doivent être éliminés.
  2. Quand le terme technique doit absolument figurer dans le document, le rédacteur doit l’expliquer ou le « traduire » en langue courante dès sa première apparition dans le texte.
  3. Les notions peu courantes sont expliquées, définies ou illustrées par des images, des analogies, des exemples.
  4. La désignation complète des sigles, des acronymes et des abréviations est.donnée dès leur première occurrence dans le texte, et, quand ils sont nombreux, on les trouve sous forme de liste dans les pages préliminaires du document ou en annexe.

La personnalisation

Marquer son respect envers son ou sa destinataire, c’est avant toute chose s’adresser à lui ou à elle directement, en adaptant la forme et le contenu de la communication à ses besoins et à ses attentes.

  1. L’adresse directe au lecteur ou à la lectrice est utilisée le plus souvent possible (on préférera vous devrez à le bénéficiaire devra).
  2. Dans les contextes juridiques où la rédaction à la troisième personne est obligatoire, les termes qui servent à désigner des personnes sont accompagnés des noms réels (ex. : le débiteur, monsieur Tremblay, la débitrice, madame Lapointé).
  3. L’appel est personnalisé : on s’adresse à Madame ou à Monsieur, mais pas à Madame, Monsieur.
  4. Le ton méprisant ou menaçant n’est pas de mise. Par exemple, on évitera les formules qui mettent l’accent sur la responsabilité de l’usager quand aucune explication ne le justifie ; on évitera les formules qui accentuent le sentiment de frustration de l’usager face à l’Administration et on évitera les formules qui donnent à l’usager l’impression que l’Administration est toute-puissante.

En espérant que cela vous aidera, je vous dis :
à plus tard… au plus tôt !

Rémi L.

Nota Bene : L’écran linguistique est un terme utilisé pour décrire tout mot ou groupe de mots placé entre deux mots qui devraient être juxtaposés comme par exemple entre le sujet et le verbe. Par exemple : « Mon père, fort comme un taureau, a …«

Source :  Isabelle Clerc, Éric Kavanagh (2006).
De la lettre à la page Web
: savoir communiquer avec le grand public. Université Laval. Groupe Rédiger

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