On nous le répète depuis le cours élémentaire : la relecture constitue une étape essentielle de la démarche de rédaction. Malheureusement, il s’agit d’une étape souvent négligée ou que le corps professoral peine à enseigner. Bref, si l’on inventorie les objectifs de la relecture, ceux-ci couvrent l’évaluation de :
- l’information,
- la structure,
- l’écriture,
- la présentation visuelle.
Evidemment, une énumération de ce type veut tout et rien dire… Aussi, je me lance tout au long des mois de novembre et décembre dans une (joyeuse) rétrospective « relecture », histoire de mettre les choses au clair une bonne fois pour toutes ! La focalisation est faite sur les documents professionnels, qui revêtent par nature des enjeux plus étendus. Précédemment, nous avons vu que la relecture se faisait en trois temps (rédacteur/pairs/lecteurs) et qu’il fallait soigner l’aspect informatif, notamment en vérifiant certains points précis (cf. liste).
Poursuivons donc avec le troisième volet : « l’aspect structurel » !
Voici résumées les principales recommandations visant des communications claires et compréhensibles. Leur ordre est subjectif, voyez surtout ça comme une liste de vérifications. Ces recommandations constituent un matériau de base ; elles peuvent être modifiées, enrichies et adaptées au contexte de travail particulier de chacun et de chacune.
L’architecture
L’une des premières qualités d’un texte concerne sa structure. II faut que, dès le premier coup d’œil, le lecteur sache ce qui est important et ce qui est secondaire.
- Le genre de document et le média choisis sont les plus adaptés à la situation de communication.
- Les idées et les éléments d’information apparentés sont regroupés.
- Chaque groupe d’information qui constitue la structure principale du document est clairement identifié par un titre descriptif.
- À l’intérieur des regroupements, on a subordonné les idées secondaires. La hiérarchisation des idées suit l’ordre convenu : 1,1.1,1.1.1. On ne trouve jamais de subdivision sans sa suite. Chaque subdivision appelle son complément : à 1 correspond 2 ; à 1.1 correspond 1.2 ; etc.
- Le nombre de niveaux hiérarchiques est limité à quatre dans la mesure du possible. Le nombre d’éléments par niveau est limité à cinq, idéalement.
- Les titres et les intertitres sont descriptifs et reflètent bien le contenu du document ou de la section qu’ils chapeautent. Un titre doit désigner tout le contenu qu’il recoupe, mais seulement ce contenu.
- Les documents longs sont accompagnés d’une table des matières.
La progression
L’ordre de présentation des éléments d’information crée une habitude de lecture en plus de faciliter l’anticipation du contenu pour le lecteur.
- Les éléments d’information sont présentés dans l’ordre suivant : du connu à l’inconnu, du général au particulier, du plus important au moins important, du concret vers l’abstrait, du simple au complexe.
- Les modes d’organisation sont faciles à comprendre pour le citoyen : ordre chronologique, ordre spatial (ex. : du haut vers le bas), séquence alphabétique ou numérique, etc.
- Les sections et les pages sont numérotées de façon simple et en continu.
En espérant que cela vous aidera, je vous dis :
à plus tard… au plus tôt !
Rémi L.
Source : Isabelle Clerc, Éric Kavanagh (2006).
De la lettre à la page Web : savoir communiquer avec le grand public. Université Laval. Groupe Rédiger.