On nous le répète depuis le cours élémentaire : la relecture constitue une étape essentielle de la démarche de rédaction. Malheureusement, il s’agit d’une étape souvent négligée ou que le corps professoral peine à enseigner. Bref, si l’on inventorie les objectifs de la relecture, ceux-ci couvrent l’évaluation de :

• l’information,
• la structure,
• l’écriture,
• la présentation visuelle.

Evidemment, une énumération de ce type veut tout et rien dire… Aussi, je me lance tout au long des mois de novembre et décembre dans une (joyeuse) rétrospective « relecture », histoire de mettre les choses au clair une bonne fois pour toutes ! La focalisation est faite sur les documents professionnels, qui revêtent par nature des enjeux plus étendus. Précédemment, nous avons vu que la relecture se faisait en trois temps (rédacteur/pairs/lecteurs).

Poursuivons donc avec le deuxième volet : « l’aspect informatif » !

Voici résumées les principales recommandations visant des communications claires et compréhensibles. Leur ordre est subjectif, voyez surtout ça comme une liste de vérifications. Ces recommandations constituent un matériau de base ; elles peuvent être modifiées, enrichies et adaptées au contexte de travail particulier de chacun et de chacune.

La pertinence

Le choix de l’information est capital. Le lecteur doit avoir tout ce dont il a besoin pour s’assurer que le document le concerne bien et pour comprendre ce qui lui est dit et ce qu’il doit faire.

1. L’information présentée est complète et exacte : le document contient l’information essentielle pour que le lecteur comprenne le propos et la tâche qu’il doit accomplir, s’il y a lieu.
2. L’information est mise à jour régulièrement.
3. La sélection de l’information est faite en fonction des connaissances du ou de la destinataire (éducation, instruction, expérience, croyances, etc.).
4. L’information est traitée du point de vue du destinataire, c’est-à-dire en fonction de ses attentes/besoins d’abord.
5. Des renseignements sur le ou la destinataire du document sont fournis d’entrée de jeu. Le lecteur sait immédiatement s’il est concerné ou non par le document. Parfois, il peut s’avérer également utile de décrire certains destinataires qui ne sont pas concernés par le document pour éviter toute confusion.
6. La provenance du document est facile à identifier.
7. Le document principal indique au lecteur comment trouver plus de renseignements sur le sujet (site Web, coordonnées téléphoniques, courriel) ou encore il comporte des renseignements supplémentaires sous forme d’annexe(s) ou de pièce(s) jointe(s).

La clarté

Le manque d’explications est aussi nuisible à la compréhension que le manque d’information. Le jugement porté sur la clarté varie d’un lecteur à l’autre ; c’est la clarté aux yeux du lecteur qui compte.

8. Les décisions administratives, les procédures à suivre, les recours, etc., sont présentés clairement et ils sont expliqués de façon simple et complète, pour que le destinataire comprenne ce qu’on attend de lui.
9. Le cas échéant, le nombre de notions complexes auxquelles il est fait allusion (règlement, loi, calcul fiscal, etc.) doit être réduit au minimum dans le texte principal ; de telles notions doivent faire l’objet d’un renvoi à une source d’information complète et simplifiée qui accompagne le document (annexe, dépliant, brochure, etc.).
10. Tous les renseignements donnés dans les documents connexes doivent concorder avec ceux du document principal.

En espérant que cela vous aidera, je vous dis :
à plus tard… au plus tôt !

Rémi L.

Source :  Isabelle Clerc, Éric Kavanagh (2006).
De la lettre à la page Web : savoir communiquer avec le grand public. Université Laval. Groupe Rédiger.