Rédaction professionnelle #01 – La construction des paragraphes

Du paragraphe au lycée, je ne me souviens que d’une réplique : « une idée par paragraphe ». Ce n’est pas faux, mais ce n’est pas tout non plus. Mâtinons ça d’une réflexion un peu plus poussée, vous verrez bien si cela vous servira pour vos écrits professionnels et administratifs.

Le paragraphe, une unité d’information

Si le paragraphe peut ressembler à une mosaïque, il n’a rien d’un labyrinthe. Sur le plan de l’information, il comporte un thème unique, qui s’inscrit dans la continuité du texte. Les phrases qui le composent convergent vers la mise en valeur de ce thème, par addition d’information, construction d’arguments, énumération d’idées ou de données. Le paragraphe est donc une unité d’information à la fois simple et complexe.

Pour écrire des paragraphes clairs, il faut :

  • percevoir avec netteté l’unité d’information à communiquer, l’idée maîtresse que l’on cherche à transmettre ;
  • l’insérer dans la suite du texte en anticipant celle qui sera développée dans le paragraphe suivant ;
  • décomposer le paragraphe dans ses sous-unités d’information.

L’extrait qui suit illustre ces principes :

La Commission des chatons […] met tout en oeuvre pour traiter votre dossier rapidement et vous permettre d’obtenir une décision dans les meilleurs délais. Pour y parvenir, votre collaboration est nécessaire, notamment pour que les audiences se tiennent à la date et à l’heure fixées. Ainsi, si vous êtes dans l’obligation de demander une remise d’audience, votre demande doit respecter les conditions suivantes.

Les idées s’enchaînent logiquement, elles sont bien réparties dans le paragraphe et elles portent l’esprit vers la suite du texte. Pour assurer la clarté du texte, le rédacteur ou la rédactrice doit respecter une seule règle de composition de paragraphe : chaque paragraphe doit se réduire à une seule idée.

Insérer le paragraphe au sein d’un schéma d’information

Généralement, les guides d’aide à la rédaction insistent sur la nécessité de construire le paragraphe autour d’une idée directrice. Attention de ne pas faire les choses à l’envers !… Une fois déterminés l’ordre et la hiérarchie générale des idées du texte, c’est là que le rédacteur se servira des paragraphes pour marquer le découpage.

Quand vous rédigez, votre jugement doit vous amener à conclure, à la lecture du paragraphe, que toutes les phrases qu’il contient sont étroitement unies en fonction d’une seule unité d’information. Ainsi, tout paragraphe devrait se résumer en une phrase présentant l’information sous forme synthétique. Cette technique s’applique aisément à l’extrait qui suit :

Au moment de la négociation de votre entente de remboursement, vous conviendrez du montant mensuel à verser – capital et intérêts – et de la période d’amortissement. Le taux d’intérêt, appliqué à votre emprunt est fixé par […] et sera révisé après cinq ans. Si la durée de votre entente de remboursement excède cinq ans, vous devrez alors en renégocier les modalités le [date] avec votre établissement financier.

Ce paragraphe se résume bien ainsi : entente sur le remboursement de la dette. Il est complexe, parce qu’il contient différents renseignements. Pour autant, le fait que ces renseignements soient bien rattachés à un thème unique en facilite la compréhension.

Désormais, aucune porte administrativo-professionnelle ne vous résistera.

Exemples de paragraphes à reconstruire

Il faut changer de paragraphe dès que l’information à présenter est le moindrement décalée par rapport au propos en cours. C’est une règle de base en rédaction… les signataires des lettres, par exemple, ne savent pas toujours se laisser guider par la nature et l’importance de l’information donnée pour former les paragraphes. Par exemple, un exemple :

Ainsi, nous vous demandons de transmettre aux candidats les cahiers d’exercices en droit que nous incluons à la présente. Il est très important qu’ils les complètent avant leur arrivée, car une partie de l’évaluation porte sur ce travail. De plus, vous trouverez ci-annexé des guides d’accueil que nous vous demandons de distribuer à chaque candidat.

À première vue, le paragraphe contient deux renseignements du même ordre : il s’agit de documents à transmettre. Pourtant, la nature de l’information diffère nettement, puisque le premier renseignement est accompagné d’une recommandation. Dans ce cas, pour que le message soit bien saisi, il faut détacher la dernière phrase, ce même si le nouveau paragraphe formé ne contient qu’une phrase :

Ainsi, nous vous demandons de transmettre aux candidats les cahiers d’exercices en droit que nous incluons à la présente. Il est très important qu’ils les complètent avant leur arrivée, car une partie de l’évaluation porte sur ce travail.

De plus, vous trouverez ci-annexé des guides d’accueil que nous vous demandons de distribuer à chaque candidat.

Cependant, il est déconseillé de multiplier ces cas. Un texte qui contient plus d’un paragraphe d’une seule phrase devient difficile à lire. Pour éviter l’écueil, il faut parfois repenser la structure du document.

Voici un autre exemple de découpage (malheureux) des paragraphes :

Comme vous avez pu le constater à la lecture de votre relevé de notes, vous avez réussi les examens prescrits par le […].

Votre demande d’attestation de stage a déjà été formulée, mais elle est incomplète. Dès que vous retournerez les documents manquants, nous émettrons votre attestation de stage. Vous devez avoir en main cette attestation avant de poser tout geste relatif à votre pratique de stagiaire. Cette attestation est obligatoire et vous donne droit d’exercer vos activités en toute légalité durant toute la période de votre stage.

Le caractère gras, dans le second paragraphe, montre bien que la réserve est importante. Ce procédé est à bannir : il brouille l’information.

Comme solution de rechange, il faut avoir recours à la division en paragraphes. Ici, ce choix est d’autant plus justifié que l’information est d’une autre nature :

Comme vous avez pu le constater à la lecture de votre relevé de notes, vous avez réussi les examens prescrits par le […].

Votre demande d’attestation de stage a déjà été formulée, mais elle est incomplète. Dès que vous retournerez les documents manquants, nous émettrons votre attestation de stage.

Vous devez avoir en main cette attestation avant de poser tout geste relatif à votre pratique de stagiaire. Cette attestation est obligatoire et vous donne droit d’exercer vos activités en toute légalité durant toute la période de votre stage.

À chaque échange (notamment administratif), pensez à composer des paragraphes bien articulés sur la nature et l’importance des renseignements donnés !

En espérant que cela vous aidera, je vous dis :
à plus tard… au plus tôt !

Rémi L.

Source :  Isabelle Clerc, Éric Kavanagh (2006).
De la lettre à la page Web
: savoir communiquer avec le grand public. Université Laval. Groupe Rédiger.

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